Tet grupas privātuma politika darbinieku atlases procesā
I. Dokumenta mērķis
1. Tet grupas Privātuma politikas darbinieku atlases procesā (turpmāk – Dokuments) mērķis ir darbinieku atlases procesā sniegt fiziskajai personai (turpmāk – Datu subjekts) informāciju par viņa personas datu apstrādi.
II. Pārzinis un tā kontaktinformācija
2. Dokumentā minētās personas datu apstrādes pārzinis ir SIA Tet, vienotās reģistrācijas Nr. 40003052786, juridiskā adrese: Rīgā, Dzirnavu ielā 105, LV-1011 (turpmāk – Tet).
3. Tet veic darbinieku atlasi šādu Tet grupas uzņēmumu vārdā:
3.1. SIA “Tet”, vienotās reģistrācijas Nr. 40003052786, juridiskā adrese Rīgā, Dzirnavu ielā 105, LV-1011;
3.2. SIA “Citrus Solutions”, vienotās reģistrācijas Nr.: 50003752271, juridiskā adrese: Rīgā, Dzirnavu ielā 105, LV-1011;
3.3. SIA “Baltijas datoru akadēmija”, vienotās reģistrācijas Nr.: 50003138501, juridiskā adrese: Rīgā, Dzirnavu ielā 140, LV-1011;
3.4. SIA “Data Experts”, vienotās reģistrācijas Nr.: 43603083353, juridiskā adrese: Rīgā, Dzirnavu ielā 105, LV-1011;
3.5. SIA “Helio Media”, vienotās reģistrācijas Nr.: 40103360903, juridiskā adrese: Dzirnavu ielā 105, Rīga, LV-1011;
3.6. SIA “Lattelecom”, vienotās reģistrācijas Nr.: 40003754567, juridiskā adrese: Dzirnavu ielā 105, Rīga, LV-1011.
4. Darbinieku atlasi SIA “Citrus Solutions GmbH” vajadzībām nodrošina SIA “Citrus Solutions”.
5. Tet grupas kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos darbinieku atlases procesā ir tet@tet.lv Izmantojot šo kontaktinformāciju vai vēršoties attiecīgā Tet grupas uzņēmuma juridiskajā adresē, var uzdot jautājumu par personas datu apstrādi darbinieku atlases procesā Tet grupā. Pieprasījumu par savu datu subjekta tiesību īstenošanu var iesniegt saskaņā ar šī Dokumenta 17. punktu.
III. Dokumenta piemērošanas sfēra
6. Dokumentu piemēro privātuma un personas datu aizsardzības nodrošināšanai attiecībā uz fizisku personu, kura iesniedz savu pieteikumu un/vai CV darbinieku atlasei Tet grupas uzņēmumos.
7. Pieteikumu un/vai CV darbinieku atlasei Tet grupā var iesniegt elektroniskā formā darba sludinājumā norādītajā veidā. Datu subjektu dati darbinieku atlases gaitā tiek apstrādāti vietnē https://Tet.teamtailor.com/ (turpmāk – Vietne). Citi dati no Datu subjekta var tikt pieprasīti un iegūti tālākā atlases procesā (intervijas, uzdevumi, testi, atsauksmes un citos veidos).
8. Attiecībā uz specifiskiem datu apstrādes veidiem (piemēram, sīkdatņu apstrādi u.c.), var tikt noteikti papildu, specifiski noteikumi, par ko Datu subjekts tiek informēts brīdī, kad tas sniedz attiecīgus datus Tet.
IV. Personas datu apstrādes nolūki
9. Tet saskaņā ar Dokumentu apstrādā personas datus personāla atlases vajadzībām konkrētam vakantam amatam Tet grupā, uz kuru Datu subjekts piesakās un darba līguma sagatavošanai.
V. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats
10. Tet apstrādā Datu subjekta iesniegtos personas datus, balstoties uz šādiem tiesiskajiem pamatiem:
10.1. datu subjekta piekrišana, kas izpaužas kā amata pretendenta pieteikuma iesniegšana. Piekrišanu personas datu apstrādei citiem nolūkiem (piemēram, datu saglabāšanai citu vakanču piedāvāšanai) var sniegt Vietnē. Datu subjektam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt datu apstrādei doto piekrišanu Vietnē vai kādā no Dokumenta 18. apakšpunktā minētajiem veidiem;
10.2. darba līguma sagatavošanai un noslēgšana – izmantojot šo tiesisko pamatu, tiek veiktas datu apstrādes darbības, kas ir nepieciešamas, lai sagatavotu un noslēgtu darba līgumu ar amata pretendentu;
10.3. Tet leģitīmo interešu nodrošināšana: šo tiesisko pamatu izmanto, lai veiktu:
10.3.1. amata pretendentu personas datu glabāšanu Dokumenta 13. punktā minētajā termiņā, kamēr tie var būt nepieciešami iespējamo strīdu ar amata pretendentu risināšanai;
10.3.2. informācijas iegūšanu par amata pretendenta (ne)sodāmību, ja šāda prasība izriet no attiecīgā amata specifikas vai normatīvo aktu prasībām. Amata pretendents vienmēr tiek iepriekš informēts par šādas informācijas iegūšanas nepieciešamību.
VI. Personas datu iegūšana
11. Tet Datu subjektu personas datus iegūst no šādiem avotiem:
11.1. no Datu subjekta (amata pretendenta);
11.2. no personāla atlases uzņēmuma (gadījumos, kad darbinieku atlasi veic, izmantojot personāla atlases uzņēmuma pakalpojumus vai izmantojot personāla atlases uzņēmumu datubāzes);
11.3. no sociālajiem tīkliem, kas paredzēti darba un darbinieku meklēšanai (Lindkedin utml.);
11.4. no Datu subjekta iepriekšējām darba vietām vai klientiem (tikai ar Datu subjekta piekrišanu);
11.5. no Iekšlietu ministrijas Sodu reģistra.
VII. Apstrādājamo datu veidi
12. Datu apstrādes procesā tiek apstrādāti šādi Datu subjekta personas datu veidi:
12.1. personas identifikācijas dati: vārds, uzvārds, personas kods;
12.2. kontaktinformācija: tālruņa numurs, e-pasta adrese;
12.3. informācija par izglītību;
12.4. informācija par darba pieredzi;
12.5. jebkāda Datu subjekta CV iekļautā informācija;
12.6. atsauksmes (tiek iegūtas tikai ar Datu subjekta piekrišanu);
12.7. Datu subjekta darbinieku atlases procesā sniegtā jebkāda veida informācija;
12.8. Datu subjekta zināšanu un prasmju novērtējums, ko darbinieka atlases procesā iegūst Tet;
12.9. pieejas dati Vietnei;
12.10. Informācija no Sodu reģistra (skat. 10.3.2.apakšpunktu).
VIII. Datu glabāšana un datu nodošana
13. Darbinieku atlases procesā iegūtā informācija tiek glabāta 1 kalendāro gadu pēc atlases beigām vai kamēr ir spēkā Datu subjekta piekrišana attiecīgajai personas datu apstrādei, un pēc šī termiņa beigām personas dati tiek dzēsti (izņemot gadījumus, kad Datu subjekts ir apstrīdējis darbinieku atlases procesa rezultātus).
14. Datu subjekta personas dati darbinieku atlases procesā ir pieejami tikai Tet Cilvēku un vides dienesta atbildīgajiem darbiniekiem vai īpaši izveidotas pretendentu atlases komisijas pārstāvjiem.
15. Tet darbinieku atlasē iegūtos personas datus nenodod trešajām personām, izņemot šādus gadījumus:
15.1. ja tos saskaņā ar savu normatīvajos aktos noteikto kompetenci pieprasa valsts iestādes;
15.2. iesniegšanai tiesā darba strīdu gadījumos.
16. Nepieciešamības gadījumā Tet ir tiesības darbinieku atlases procesā piesaistīt trešās personas (piemēram, personāla atlases uzņēmumus). Šādā gadījumā ar šīm personām tiek slēgts līgums un šīs personas veic datu apstrādi Tet vārdā kā personas datu apstrādātāji. Tet ir tiesības nodot šīm personas datus tādā apmērā, kādā tas nepieciešams līgumā paredzēto uzdevumu veikšanai.
IX. Datu subjekta tiesības
17. Datu subjektam darbinieku atlases procesa gaitā, kā arī Dokumenta 13. punktā noteiktajā termiņā ir tiesības pieprasīt Tet piekļuvi saviem personas datiem, kā arī pieprasīt Tet veikt datu izsniegšanu, papildināšanu, labošanu, dzēšanu, vai apstrādes ierobežošanu.
18. Datu subjekts var iesniegt pieprasījumu par Dokumenta 17. punktā minēto tiesību īstenošanu šādos veidos:
18.1. rakstveida formā klātienē attiecīgā uzņēmuma juridiskajā adresē, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;
18.2. elektroniskā pasta veidā, nosūtot pieprasījumu, kas ir parakstīts ar drošu elektronisko parakstu uz e-pasta adresi tet@tet.lv;
18.3. atsūtot rakstveida iesniegumu uz attiecīgā Tet grupas uzņēmuma juridisko adresi;
18.4. nosūtot e-pasta vēstuli attiecīgā darba sludinājuma kontaktpersonai.
19. Datu izsniegšana Datu subjektam tiek nodrošināta tikai tādā gadījumā, ja ir pierādāma datu subjekta identitāte (skat. Dokumenta 18.1. un 18.2. apakšpunktus). Dokumenta 18.3. apakšpunktā minētajā gadījumā datu izsniegšana tiek veikta, nosūtot tos ierakstītā vēstulē. Ar Dokumenta 18.4.apakšpunktā minēto pieprasījumu datu subjekts nevar pieprasīt personas datu izsniegšanu vai piekļuves tiem nodrošināšanu.
20. Datu subjektam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt datu apstrādei sniegto piekrišanu tādā veidā, kādā tā tika sniegta.
21. Atsaucot piekrišanu datu apstrādei, Datu subjektam ir jāņem vērā, ka:
21.1. piekrišanas atsaukšana neietekmē tādas datu apstrādes likumību, kas ir veikta pirms piekrišanas atsaukšanas;
21.2. pilnīga datu apstrādes piekrišanas atsaukšana vienlaikus nozīmē, ka Datu subjekts atsakās no dalības attiecīgajā darbinieku atlases procesā, jo darbinieku atlasi nav iespējams veikt bez personas datu apstrādes.
22. Tet nodrošina datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar normatīvajiem aktiem un Datu subjekta iebildumu gadījumā veic lietderīgās darbības, lai iebildumu atrisinātu. Tomēr, ja tas neizdodas, Datu subjektam ir tiesības vērsties uzraudzības iestādē – Datu valsts inspekcijā.
X. Personas datu aizsardzība un drošība
23. Tet aizsargā Personas datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un Tet saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā izmantojot šādus drošības pasākumus:
23.1. datu šifrēšanu, pārraidot datus (SSL šifrēšana);
23.2. ugunsmūri;
23.3. ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmas;
23.4. citus aizsardzības pasākumus atbilstoši aktuālajām tehnikas attīstības iespējām.
XI. Saziņa
24. Tet veic saziņu ar Datu subjektu, izmantojot tā norādīto kontaktinformāciju (telefona numuru, e-pasta adresi, pasta adresi).
XII. Mājaslapu apmeklējumi un sīkdatņu apstrāde
25. Vietnē var tikt izmantotas sīkdatnes. Sīkdatņu apstrādes noteikumi ir pieejami šeit: https://www.tet.lv/images/tet/tet-sikdatnu-izmantosana-lv.pdf .
26. Vietnē var tikt ievietotas saites uz trešo personu interneta mājaslapām, kurām ir savi lietošanas un personas datu aizsardzības noteikumi, par ko Tet nav atbildīga.
XIII. Citi noteikumi
27. Tet ir tiesības veikt papildinājumus šajā Dokumentā, padarot pieejamu tā aktuālo versiju Vietnē.
28. Tet saglabā Dokumenta iepriekšējās redakcijas un tās ir pieejamas www.tet.lv sadaļā “Par mums’’, “Privātuma politika darbinieku atlases procesā”.
Tet Group Privacy Policy in the Recruitment Process
I. Purpose of the document
1. The purpose of the Tet Group Privacy Policy for the Recruitment Process (the Document) is to provide the natural person (the Data Subject) with information about the processing of their personal data during the recruitment process.
II. Controller and Its Contact Details
2. The controller of the processing of personal data referred to in this Document is Tet SIA, common registration No 40003052786, registered address: Riga, 105 Dzirnavu Street, LV-1011 (Tet).
3. Tet recruits on behalf of the following Tet group companies:
3.1. SIA Tet, common registration No 40003052786, registered address at Riga, 105 Dzirnavu Street, LV-1011;
3.2. SIA Citrus Solutions, common registration No: 50003752271, registered address: Riga, 105 Dzirnavu Street, LV-1011;
3.3. SIA Baltijas datoru akadēmija, common registration No: 50003138501, registered address: Riga, 140 Dzirnavu Street, LV-1011;
3.4. SIA Data Experts, common registration No: 43603083353, registered address: Riga, 105 Dzirnavu Street, LV-1011;
3.5. SIA Helio Media, common registration No: 40103360903, registered address: 105 Dzirnavu Street, Riga, LV-1011;
3.6. SIA Lattelecom, common registration No: 40003754567, registered address: 105 Dzirnavu Street, Riga, LV-1011.
4. Recruitment for SIA Citrus Solutions GmbH is provided by SIA Citrus Solutions.
5. The Tet Group’s contact details for matters related to the processing of personal data in the recruitment process is tet@tet.lv. You can ask questions about the processing of personal data in the recruitment process by using this contact information or by contacting the registered office of the relevant Tet Group company. You can submit a request to exercise your rights as a data subject following Clause 17 of this Document.
III. Scope of Application of the Document
6. This Document is applied to ensure the privacy and protection of the personal data of an individual who submits their application and/or CV for recruitment in Tet Group companies.
7. You can submit your application and/or CV for recruitment to the Tet Group electronically following the form indicated in the job advertisement. Data subjects’ data are processed on the website https://Tet.teamtailor.com/ (the Website) during the recruitment. Other data may be requested and obtained from the Data Subject during the further selection (interviews, assignments, tests, feedback and other means).
8. For particular types (e.g., cookie processing, etc.) of data processing, additional specific regulations may be determined, and the Data Subject will be informed about them upon providing the relevant data to Tet.
IV. Purposes for the Processing of Personal Data
9. Tet processes personal data in line with the Document for the purposes of recruitment for a specific vacancy in the Tet Group for which the Data Subject applies and for the preparation of an employment contract.
V. Legal Basis for the Processing of Personal Data
10. Tet processes personal data submitted by the Data Subject based on the following legal grounds:
10.1. The data subject’s consent, which is expressed upon applying for a job. Consent to the processing of personal data for other purposes (e.g., to store data to offer other vacancies) can be given on the Website. The Data Subject is entitled to withdraw the consent given for the processing of data at any time on the Website or in any of the ways referred to in Clause 18 of the Document;
10.2. For the preparation and conclusion of an employment contract – this legal basis is used to process data necessary for the preparation and conclusion of an employment contract with the job applicant;
10.3. Securing the legitimate interests of Tet: this legal basis is used to:
10.3.1. Store applicants’ personal data for the period referred to in Clause 13 of the Document, for as long as may be necessary to resolve any disputes with the applicant;
10.3.2. Obtain information on the (absence of) criminal record of the applicant for the position, where such a requirement arises from the specific nature of the post or from the requirements of the relevant laws and regulations. The applicant is always informed in advance of the need to obtain such information.
VI. Collection of Personal Data
11. Tet obtains Data Subjects’ personal data from the following sources:
11.1. From the Data Subject (job applicant);
11.2. From a recruitment consultancy company (where recruitment is carried out using the services of a recruitment consultancy or using a database of recruitment consultancies);
11.3. From social networks intended for job and employee search (LinkedIn and others);
11.4. From the Data Subject’s previous workplaces or clients (only with the Data Subject’s consent);
11.5. From the Punishment Register of the Ministry of the Interior.
VII. Types of Data to Be Processed
12. The following types of personal data of the Data Subject are processed during the data processing:
12.1. Personal identification data: name, surname, personal identification number;
12.2. Contact information: telephone number, e-mail address;
12.3. Information on education;
12.4. Information on work experience;
12.5. Any information contained in the CV of the Data Subject;
12.6. Feedback (obtained only with the consent of the Data Subject);
12.7. Any information provided by the Data Subject during the recruitment process;
12.8. An assessment of the knowledge and skills of the Data Subject obtained by Tet during the recruitment process;
12.9. Access data to the Website;
12.10. Information from the Punishment Register (see Clause 10.3.2).
VIII. Data Storage and Data Transfer
13. The information obtained during the recruitment process is stored for 1 calendar year after the end of the recruitment process or as long as the Data Subject’s consent to the processing of personal data is valid, and the personal data are deleted after this period (except in cases where the Data Subject has contested the results of the recruitment process).
14. The personal data of the Data Subject are accessible during the recruitment process only to the responsible employees of the Tet Human and Environmental Service or to representatives of a specially appointed selection board.
15. Tet does not disclose personal data obtained from the selection of employees to third parties, except in the following cases:
15.1. If they are requested by public authorities in line with their scope of authority under the laws and regulations;
15.2. For submission to the courts in labour disputes.
16. If necessary, Tet has the right to involve third parties (e.g., recruitment companies) in the recruitment process. In this case, these persons are contracted and they carry out the processing on behalf of Tet as personal data processors. Tet has the right to transfer personal data to them to the extent necessary for the performance of the tasks under the contract.
IX. Rights of the Data Subject
17. The Data Subject has the right to request from Tet access to their personal data during the recruitment process and the period under Clause 13 of the Document, as well as to request Tet to issue, supplement, rectify, erase or restrict the processing of the data.
18. The Data Subject may submit a request for the exercise of the rights referred to in Clause 17 of the Document in the following ways:
18.1. In writing in person at the registered address of the relevant company, presenting an identity document;
18.2. By email, by sending the request signed with a secure electronic signature to e-mail address tet@tet.lv;
18.3. By sending a written application to the registered address of the respective Tet Group company;
18.4. By sending an email to the contact person of the job advertisement.
19. The data are issued to the Data Subject only if the identity of the data subject can be proven (see Clauses 18.1 and 18.2 of the Document). In the case referred to in Clause 18.3 of the Document, the data are supplied by registered letter. In the request under Clause 18.4 of the Document, the data subject cannot request the provision of personal data or access to them.
20. The Data Subject is entitled to withdraw the consent to the processing in the form in which it was given at any time.
21. When withdrawing consent to data processing, the Data Subject should note that:
21.1. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal of consent;
21.2. The complete withdrawal of consent to the processing of the data at the same time means that the Data Subject refuses to participate in the relevant recruitment process, as the recruitment process cannot be carried out without the processing of personal data.
22. Tet ensures the fulfilment of data processing and protection requirements in accordance with laws and regulations and, in the case of the Data Subject’s objections, performs efficient actions to resolve the objection. However, if this fails, the Data Subject has the right to contact the supervisory authority – the Data State Inspectorate.
X. Protection and Security of Personal Data
23. Tet protects personal data using the options provided by modern technologies, considering the existing privacy risks and organisational, financial, and technical resources that are reasonably available to Tet, including using the following security measures:
23.1. Data encryption by transmitting data (SSL encryption);
23.2. Firewalls;
23.3. Hacking prevention and detection programmes;
23.4. Other protective measures in line with the options provided by current technical developments.
XI. Communication
24. Tet communicates with the Data Subject using the contact details (telephone number, e-mail address, postal address) provided by the Data Subject.
XII. Web Traffic and Processing of Cookies
25. The Website may use cookies. Cookie processing terms and conditions are available here: https://www.tet.lv/images/tet/tet-sikdatnu-izmantosana-lv.pdf.
26. The Website may contain links to third-party websites which have their own user and personal data protection regulations, and Tet bears no responsibility for that.
XIII. Miscellaneous
27. Tet reserves the right to make additions to this Document by publishing the current version on the Website.
28. Tet retains previous versions of the Document. They are available at www.tet.lv under “About us”, “Privacy Policy in the Recruitment Process”.
